MANAJEMEN farmasi

pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma

A.    Latar belakang

Obat dan Perbekalan Kesehatan merupakan salah satu sub sistem dari Sistem Kesehatan Nasional (SKN) tahun 2004 yang bertujuan agar tersedia obat dan perbekalan kesehatan yang aman, bermutu, bermanfaat serta terjangkau oleh masyarakat untuk menjamin terselenggaranya pembangunan kesehatan guna meningkatkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Obat merupakan komponen esensial dari suatu pelayanan kesehatan, selain itu karena obat sudah merupakan kebutuhan masyarakat, maka persepsi masyarakat tentang hasil dari pelayanan kesehatan adalah menerima obat setelah berkunjung ke sarana kesehatan, yaitu Puskesmas, Poliklinik, Rumah Sakit, Dokter praktek swasta dan lain - lain. Bila di umpamakan tenaga medis adalah tentara yang sedang berperang di medan tempur, maka obat adalah amunisi yang mutlak harus dimiliki untuk mengalahkan musuh-musuhnya. Oleh karena vitalnya obat dalam pelayanan kesehatan, maka pengelolaan yang benar, efisien dan efektif sangat diperlukan oleh petugas di Pusat/Provinsi/ Kabupaten/Kota.

Dengan demikian Tanggung jawab pengadaan obat esensial untuk pelayanan kesehatan dasar bukan lagi menjadi tanggung jawab pemerintah pusat akan tetapi menjadi tanggung jawab pemerintah daerah Provinsi/Kabupaten/Kota. Melihat data tersebut, maka pemerintah khususnya pemerintah daerah Provinsi/ Kabupaten/Kota akan merasakan beban yang sangat besar terhadap APBD/DAU setiap tahunnya.

Untuk menjamin ketersediaan obat di pelayanan kesehatan dan juga menjaga citra pelayanan kesehatan itu sendiri, maka sangatlah penting menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk pengadaan obat esensial, namun lebih penting lagi dalam mengelola dana penyediaan obat secara efektif dan efisien.

Mencermati kondisi derajat kesehatan masyarakat bergantung dalam mengelola dana penyediaan obat secara efektif dan efisien. Hal ini  mendorong kami sebagai penulis ingin membahas sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten Seluma.

B.     Rumusan Masalah

1.    Bagaimana sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma?

2.    Apakah manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma sudah sesuai dengan prosedur yang diharapkan ?

3.    Apa saja kendala manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma?

C.    Tujuan Penulisan

1.      Tujuan Umum

a.       Untuk mengetahui sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma

b.      Untuk mengetahui kendala manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma

c.       Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma

2.      Tujuan Khusus

a.       untuk menganalisa sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma

b.      Untuk mengamati keadaan sistem manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma 

  BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di Unit Pelayanan Kesehatan. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi dan Kabupaten/ Kota sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Instansi Pemerintah dan Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

A.           Metode

Pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa Instansi Pemerintah melalui :

1.               Pelelangan

Yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik. Pelelangan sendiri terbagi atas :

1)      PELELANGAN UMUM: pemilihan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media masa dan papan pengumuman resmi

2)      PELELANGAN TERBATAS: jika penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas (untuk pekerjaan yang komplek)

2.               Pemilihan Langsung

        Jika cara Pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat melalui permintaan harga ulang (price quotation) atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan negosiasi secara bersaing, baik dilakukan untuk teknis maupun harga, Sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan. Pemilihan barang/jasa dapat dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran (minimal 3)

3.                  Penunjukan Langsung

Yaitu pengadaan barang/jasa yang penyedia barang/ jasanya ditentukan oleh kepala kantor/ Satuan kerja/ Pemimpin proyek/ bagian proyek/ pejabat yang disamakan/ ditunjuk. Penunjukan langsung ditujukan untuk :

1)      Pengadaan barang/jasa yang berskala kecil

2)      Pengadaan barang/jasa yang setelah dilakukan Pelelangan Ulang hanya 1 (satu) peserta yang memenuhi syarat; atau

3)      Pengadaan yang bersifat mendesak/khusus setelah mendapat persetujuan dari menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non  Departemen/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Direksi BUMN/BUMD; atau

4)      penyedia barang/jasa setempat;

4.                  Swakelola

Yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan tenaga.

B.       Tujuan pengadaan obat adalah :

a.    Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan

b.    pelayanan kesehatan

c.    Mutu obat terjamin

d.   Obat dapat diperoleh pada saat diperlukan

C.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat adalah :

a.    Kriteria obat dan perbekalan kesehatan

b.    Persyaratan pemasok

c.    Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat

d.   Penerimaan dan pemeriksaan obat

e.    Pemantauan status pesanan

D.           Kriteria Obat dan Perbekalan Kesehatan

a.      Kriteria umum

1)        Obat yang tercantum dalam daftar obat Generik, Daftar Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD), daftar Obat Program Kesehatan, berdasarkan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku.

2)        Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Registrasi dari Kementerian Kesehatan R.I cq. Badan POM.

3)        Batas kadaluarsa obat pada saat pengadaan minimal 2 tahun.

4)        Khusus untuk vaksin dan preparat biologis ketentuan kadaluwarsa diatur tersendiri.

5)        Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk.

6)        Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB.

b.      Kriteria mutu obat

Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggung jawabkan. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut:

1)        Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir.

2)        Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi. Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor yang menyediakan.

E.            Pemeriksaan organoleptik yang dilakukan sebagai berikut:

a.       Tablet : - Kemasan dan label

·         Bentuk fisik (basah, lengket)

·         Warna, bau dan rasa

b.      Tablet salut : - Kemasan dan label

·         Bentuk fisik (basah, lengket)

·         Warna, bau dan rasa

c.       Kapsul : - Kemasan dan label

·         Bentuk fisik (basah, lengket, terbuka, kosong)

·         Warna, bau

d.      Cairan : - Kemasan dan label

·         Kejernihan, homogenitas

·         Warna, rasa

e.       Salep : - Warna konsituen

·         Homogenitas

·         Kemasan dan label

f.       Injeksi : - Warna

·         Kejernihan untuk larutan injeksi

·         Homogenitas untuk serbuk injeksi

·         Kemasan dan label

F.            Persyaratan Pemasok

Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok sebagai berikut :

a.       Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi / Industri Farmasi yang masih berlaku.

b.      Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

c.       Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat CPOB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

d.      Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat.

e.       Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian.

f.       Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.

G.           Penentuan Waktu Pengadaan dan Kedatangan Obat

Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data:

a.       Sisa stok dengan memperhatikan waktu

b.      Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran

c.       Rata-rata pemakaian

d.      Waktu tunggu/ lead time

Berdasarkan data tersebut dapat dibuat:

a.       Profil pemakaian obat.

b.      Penetapan waktu pesan.

c.       Waktu kedatangan obat.

H.           Penerimaan dan Pemeriksaan Obat

Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya.

I.              Pemantauan Status Pesanan

Pemantauan status pesanan bertujuan untuk :

a.       Mempercepat pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan

b.      Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN.

c.       Petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memantau status pesanan secara berkala.

d.      Pemantauan dan evaluasi pesanan harus dilakukan dengan memperhatikan:

1)        Nama obat

2)        Satuan kemasan

3)        Jumlah obat diadakan

4)        Obat yang sudah diterima

 BAB III

METODE PENELITIAN

                        Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, dan siapa sumbernya. Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan”. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

            Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Sumber data yang diperoleh dari makalah manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma menggunakan metode wawancara.

            Menurut Esterberg (2002) : Wawancara adalah merupakan pertemuan antara dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topik tertentu.Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data terhadap nara sumber atau sumber data.Wawancara pada penelitian pada sampel kecil teknik wawancara dilakuakan kepada salah satu tenaga kepegawaian di Dinas Farmasi pada Instalasi di Kabupaten Seluma.

dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data.

            Pada pengunaan metode wawancara ini mengunakan jenis wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah yang ingin digali dari responden.

 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A.    Hasil

No	Persayaratan	Data Yang Didapat
1	Metode	Metode Pelelangan Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
2	Kriteria Obat dan Perbekalan Kesehatan
	a.       Kreteria obat umum	Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
	b.      Kreteria obat mutu obat	Tidak  dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
4	Persyaratan pemasok	Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
5	Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat	Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
6	Penerimaan dan pemeriksaan obat	Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan
7	Pemantauan status pesanan	Semua dilakukan berdasarkan syarat dan ketentuan

B.     Pembahasan

Pada proses pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma mempunyai metode Metode pelelangan yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat sehingga terpilih penyedia jasa terbaik. Pelelangan yang digunakan adalah PELELANGAN TERBATAS: jika penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas (untuk pekerjaan yang komplek).

Metode ini dipilih dari panitia pada pengadaan farmasi obat di Dinas Farmasi pada Instalasi di Kabupaten Seluma. Dalam hal ini peran penting para panitia sangat besar selain melakukan penetuan metode mereka juga berhak dalam menetukan siapa saja yang akan mengikuti proses pelelangan dan menyeleksi setiap para pedagang farmasi yang boleh mengikuti pelelangan dalam pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma. Pemilihan peserta yang mengikuti proses pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma harus lah memenuhi standar dari kentutan ssyarat dari pemerintah dan peraturan yang ada di indonesia karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Pada pemilihan yang dilakukan persyaratan pemasok sebagai berikut :

a.       Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi / Industri Farmasi yang masih berlaku.

b.      Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

c.       Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat CPOB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.

d.      Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat.

e.       Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian.

f.       Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.

Jika persyaratan sudah dipenuhi maka para pedagang besar farmasi akan mengikuti pelelangan. Hasil dari pelelangan pun dipilih berdasarkan hasil kesepakatan, peran pantia pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma sangatlah besar. Proses pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma berjalan secara baik atau tidaknya ditentukan oleh para panitia pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma.

Dalam pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma semuanya telah melakukan ketentuan dan persyaratan yang ada hampir 97 % hanya saja ada  persyaratan yang tidak terpenuhi adalah Kreteria obat mutu obat. Pada pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggung jawabkan, karena itu persyaratan mutu obat harus terpenuhi, beberapa perssyaratan dalam pemantauan kreteria obat sebagai berikut :

1)      Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir.

2)      Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi. Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor yang menyediakan.

Pada point 1 persayaratan mutu obat terpenuhi dan dipantau secra efektif oleh panitia pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma, Hanya saja pada point 2 Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan yang seharusnya dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten Seluma sering dilakukan oleh panitia pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma, selain itu  Kreteria mutu pada pengadaan dan penerimaan obat  di Instalasi Farmasi Kabupaten Seluma Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat tidak dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan mengingat fasilitas di daerah kabupaten seluma belum memadahi, sehingga obat yang tidak lulus uji organoleptik dikembalikan pada distributor. 

Mengingat perkerjaan ini sangat spesifik dan dapat menimbulkan beberapa kemungkinan negatif, dalam hal ini juga peran pemerintah sebgai pensuplai dana juga menjadi pengawas dalam kegiatan tersebut agar semua obat yang termasuk dalam pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma memenuhi semua persyaratan dan mengikuti prosedur yang ada agar semua tujuan pengadaan obat tercapai, beberapa tujuan khusus pengadaan dalam pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma adalah :

a.    Tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan

b.    Pelayanan kesehatan

c.    Mutu obat terjamin

d.   Obat dapat diperoleh pada saat diperlukan

  KESIMPULAN DAN SARAN

A.     Kesimpulan

Pada manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma dari hasil yang didapat dapat disimpulkan bahwa setiap rosedur manajemen pengadaan dan penerimaan obat di IFK (Instalasi Farmasi) Kabupaten  Seluma susah memenuhi persyarat ketentuan dalam proses pengadaan dan penerimaan obat sekittar 97 % hanya saja terdapat beberapa kedala karena kurangnya fasilitas dan agaran dari pemerintah.

B.     Saran

Agar kekurangan relatif dari data review sistematis dapat terpenuhi maka perlu diadakan penelitian dan pengembangan lebih lanjut.